Proses Supply Material

Selama pekerjan konstruksi berlangsung, material harus selalu tersedia untuk kebutuhan konstruksinya. Oleh karena itu, kontraktor harus memperkirakan waktu yang tepat untuk memesan material sesuai kebutuhan.

Kontraktor akan melakukan penjadwalan pengadaan untuk setiap jenis material kepada supplier atau vendornya. Kontrak dengan supplier atau vendor dilakukan dengan ad-hoc (per kontrak) maupun secara jangka panjang atau strategic alliance.

Pemilihan supplier atau vendor itu sendiri merupakan hal yang penting untuk menjamin kualitas dan kepercayaan.

Kontraktor kemudian akan menentukan apa-apa saja yang perlu di sediakan berdasarkan BoQ, Gambar dan Spesifikasi, yang kemudian akan dibuat Material Requirement Plan (MRP) atau Bill of Material (BoM) yang berisi jenis material, spesifikasi, kuantitas, dan waktu yang dibutuhkan.

Terdapat beberapa kelompok material yang biasa digunakan:

• Bulk Materials, seperti kayu, bata, pasir, beton ready mix, tanah, dll. Material dalam kelompok ini tidak butuh atau hanya sedikit modifikasi dari penjual.
• Manufacturer's Standard Materials, seperti keramik lantai, cat, plafon, insulansi, pipa, dll. Material di kelompok ini dapat dimodifikasi oleh penjual.
• Fabricated Materials, seperti baja struktur, besi beton, fire alarm, lampu, heater, dll. Material jenis ini difabrikasi secara khusus oleh penjual.

Pengelompokan ini berfungsi untuk menetapkan material mana yang lebih mudah atau lebih sulit untuk dikendalikan saat melakukan pengadaan.

Proses pemesanan kepada Supplier atau Vendor

• Pemesanan material dilakukan dengan mengeluarkan Purchase Order (PO)
• Terdapat terms and conditions dalam pemesanan yang biasanya akan terlampir. Biasanya mendeskripsikan tentang:
• Kuantitas
• Spesifikasi Material
• Harga Satuan
• Instruksi khusus seperti gambar detail material, fabrikasi, dan teknis pengiriman
• Tanggal dan tanda tangan pemesan
• PO ini kemudian akan menjadi legal atau tanda bukti jika diterima oleh supplier
• Antara supplier dengan kontraktor dapat terjadi negoisasi 

Proses Persetujuan 

• Setelah supplier menerima pesananan, maka kemudian supplier akan memberikan dokumen submittal kepada kontraktor
• Dokumen submittals tersebut di review oleh kontraktor
• Review juga oleh perancang dan/atau pengawas
• Kemudian submittals dikembalikan kepada Supplier

Fabrikasi dan Pengiriman

Setelah disetujui, maka kemudian Supplier akan melakukan fabrikasi dan kemudian akan dikirimkan ke lokasi proyek. Sebelum dilakukan pengiriman barang, terdapat Delivery Order (DO).

Delivery Order ini akan menentukan pada saat penerimaan barang oleh kontraktor apakah barang pada saat dikirimkan masih sesuai pada saat penerimaan. Selain itu, barang yang diterima juga harus sesuai dengan Purchase Order.

Gudang dan Workshop

Barang yang sudah diterima kemudian disimpan di gudang atau workshop proyek sebelum diinstalasi. Gudang atau workshop tersebut dapat bersifat terbuka atau tertutup tergantung kepada jenis materialnya.

Kapasitas harus diperhitungkan agar tidak terjadi penumpukan ataupun pemborosan ruang.

Untuk beberapa material seperti beton ready mix, harus segera dilakukan instalasi agar beton tidak memisah atau terjadi segregasi antara agregat kasar dengan agregat halus.

Proses Instalasi

Kemudian proses instalasi akan dilakukan sesuai kebutuhan elemen struktur yang akan dibangun.

Sebenarnya konsper Just in Time (JiT) dapat diusahakan untuk melakukan zero inventory, yaitu terkait dengan proses manajemen material yang efisien. Namun, hal ini sulit dilakukan karena tingkat respon pengadaan material harus sangat tinggi.